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Kommunikation: Serienbriefe erstellen
ASSIST-Pro unterstützt die Serienbrieffunktionen von MS-Word in der Form, dass aus den selektierten Daten eine Export-Datei im Excel-Format gespeichert wird, deren Datenfelder dann im Serienbrief zur Anwendung kommen.
Aus zahlreichen Anrufen an unserer ASSIST-Pro Hotline wissen wir, dass auch die dazugehörigen WORD-Funktionen für sehr viele Anwender nicht zum Arbeitsalltag gehören. Daher wollen wir mit diesem Beitrag auch einen kleinen Ausflug in die MS-Office Welt starten.
Hinweis: Für unsere Demonstration nutzen wir MS Word Version 2007
1. Daten selektieren und in die Ablage kopieren
Markieren Sie zunächst alle Adressen, die an der Serienbriefaktion beteiligt sein sollen. Dies können Kontakte, aber auch Firmen sein. Tipp: Wenn Sie eine manuelle Auswahl treffen wollen, so können Sie eine Zahl von Adressen auch mit der gedrückten <STRG>-Taste markieren.
Verschieben Sie die gewählten Daten in die Ablage: Taste <F12> oder Rechtsklick auf die Markierung:
Kontrollieren Sie überschlagsweise die Datenmenge der Ablage und öffnen Sie die Ablage durch Klick auf die Registerkarte.
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2. Die Daten der Ablage in Kontakte umwandeln
Die Serienbrieffunktion setzt voraus, dass Sie Kontaktdaten benutzen. Abhängig davon, aus welcher Liste die Daten in die Ablage verschoben wurden, kann es sein, dass dort Firmen- oder gar Aktivitäten-Daten vorliegen.
In unserem Beispiel wurden Firmendaten benutzt:
Ganz leicht lassen sich diese Daten in Kontakte verwandeln. Nutzen Sie hierzu die Ablage-Funktion "Einträge in andere Typen umwandeln", die Sie ganz rechts in der Funktionsübersicht finden.
Sie erhalten ein neues Fenster, über das Sie die Auswahl "Kontaktliste erstellen" wählen können.
Das Ergebnis wird umgehend im selben Fenster angezeigt.
Tipp: Es kann sein, dass die Zahl der Einträge durch die Umwandlung von Firmen- in Kontaktdaten zugenommen hat. Dies tritt immer dann auf, wenn eine Firma mehrere Kontaktpersonen hat.
Gleichzeitig finden Sie im Fenster "Ablage bearbeiten" auch die Auswahl "Einträge in Ablage kopieren", mit der Sie die Ablage nun aktualisieren können. Achten Sie darauf, dass Sie die folgende Frage "ursprüngliche Einträge aus der Ablage löschen?" mit "Ja" beantworten.
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3. Daten in der Ablage korrigieren
In unserem Beispiel hat sich die Summe der Datensätze durch die Umwandlung um 3 erhöht, da eine Firma über mehrere Ansprechpartner verfügt. Einzelne Kontakte können Sie aus der Ablage entfernen, indem Sie den Haken vor der Zeile entfernen und dann die Schaltfläche "Löschen: Nicht markierte" wählen.
Andererseits beobachten wir aber auch, dass oft erst in der Ablage ersichtlich wird, dass zum Beispiel ein Vorname fehlt oder dass sich ein Tippfehler eingeschlichen hat.
!! Daten lassen sich nicht innerhalb der Ablage edititeren !!
Um nachträgliche Änderungen durchzuführen, ohne die Ablage erneut erstellen zu müssen, verfügt ASSIST-Pro über eine sehr mächtige Funktion.
Rufen Sie hierzu die Kontaktliste auf und wählen Sie den voreingestellten Filter "Daten aus der aktuellen Ablage"
Sie erhalten eine Kontoaktliste mit allen bekannten Funktionen, so dass Sie auch Änderungen an den Daten vornehmen können. Alle Änderungen wirken sich automatisch auf die Daten in der Ablage aus. Die Ablage besteht also nicht aus einer Kopie, sondern eher aus einer Liste von Zeigern auf die "echten" Kontakte.
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4. Den Serienbrief starten
Über die Ablagefunktionen (rechte Spalte) starten Sie nun den Serienbrief.
Entscheiden Sie, ob auch Kontakte angeschrieben werden soll, die die Schalter "keine Anrufe" oder "keine eMails" gesetzt wurden.
Im Folgenden Menü entscheiden Sie nun, mit welcher Vorlage der Serienbrief erstellt werden soll. Die hier genutzte Vorlage steht Ihnen weiter unten zum Download bereit.
An dieser Stelle öffnet sich das Dokument in Word und kann von dort weiterverarbeitet werden. Nutzen Sie dazu die folgenden Word-Funktionen (Office 2007)
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5. Standard - Serienbriefvorlagen zum Download
Nutzen Sie gerne unsere Standard-Vorlagen für Ihre eigenen Serienbriefe.
In der folgenden Vorlage ist der Adresskopf und die Anredezeile mit einigen Bedingungsausdrücken versehen, so dass überschüssige Leerzeichen oder Leerzeilen entfernt werden. Ebenso finden Sie Platzhalter, die Sie gegen Ihre firmeneigenen Daten austauschen können.
Download des Word-Dokumentes: allgemeine_serienbriefvorlage.doc
Auch einen Etiketten-Bogen haben wir für Sie erstellt, der fortlaufend Etiketten aller ausgewählten Adressen druckt. Als Format wurde das Avery-Zweckform Etikett Nr. 3424 ausgewählt.
Download des Word-Dokumentes: serien-etikettendruck_avery_zweckform_3424.doc
Weitere Vorlagen sind geplant.
Tipp: Wenn Sie eine Serie von Briefumschlägen drucken möchten, so kopieren Sie einfach den Adresskopf in das Layout für Ihren Briefumschlag.
ANGEBOT:
Sie benötigen eine Serienbriefvorlage, haben aber nicht die Zeit, sich mit der Thematik zu befassen?
Kein Problem! Erstellen Sie einfach ein Word-Dokument (ohne Variablen, aber mit einem Adressblock, wie Sie ihn üblicherweise gestalten) und senden Sie es per eMail an roettges@proteam.de . Wichtig! Wir empfangen keine Word-Dokumente per eMail. Benennen Sie daher die Datei so um, dass Sie noch eine zusätzliche Endung (zum Beispiel .xyz) anhängen.
Sie erhalten dann umgehend (Verfügbarkeit vorausgesetzt) Ihr Word-Dokument als fertige Serienbriefvorlage.
Diesen Service bieten wir Ihnen zum Preis von 23,80 EUR incl. Mwst. an. Die Zahlung erfolgt gegen Rechnung.
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6. Eine Serienbriefvorlage selbst erstellen
Wenn Sie bei dem Aufruf der Serienbrieferstellung aus der ASSIST-Pro Ablage heraus ein "Leeres Dokument" wählen, so können Sie die Serienbriefvorlage selbst frei gestalten.
Word öffnet ein neues Dokument und bereitet sich auf die Einbindung der Daten vor. Die Meldung "Tabelle auswählen" zeigt, dass bereits eine Verbindung mit der Datenquelle (in unserem Beispiel die Datei export.xls auf dem Desktop, die ASSIST-Pro erstellt hat) besteht.
Bestätigen Sie die Datenquelle mit "OK".
 Im Gegensatz zu einem neuen Dokument befindet sich Word nun im Menü "Sendungen".
Benutzen Sie nun die folgenden Schaltflächen, um Ihr Seriendokument zu beschreiben:
Über die Schaltfläche "Seriendruck starten" bestimmen Sie das Format des Dokumentes.
In unserem Beispiel wählen wir "Umschläge" und anschließend das Format "DL" für einen DIN lang Umschlag.
Das besondere an diesem Format ist, dass bereits je ein Textfeld für Absender und Empfänger vorgesehen ist.
Das Feld für den Absender füllen Sie nach Ihren Wünschen mit Ihren Daten und ggf. mit Ihrem Logo.
Für das Empfängerfeld benötigen Sie nun die Variablen aus der Datendatei, die Sie ganz leicht per Mausklick auswählen können. Setzen Sie dazu den Cursor in das Empfänger-Feld.
Rufen Sie nun aus dem Menü "Seriendruckfeld einfügen" die Liste der Variablen auf.
Für ein vollständiges Adressfeld benötigen Sie die folgenden Felder, die Sie jeweils per Mausklick auswählen:
«sTitle», «sSuffix», «sFirstName», «sLastName», «sCompany», «sCompanyAdditional», «sAddress», «sPostalCode», «sCity»
Geben Sie nach dem Einfügen der Felder jeweils einen Leerschritt oder eine Zeilenschaltung ein, um die Daten genau zu positionieren. Die Reihenfolge der Feldnamen bestimmt natürlich das spätere Erscheinungsbild. Möchten Sie zuerst den Firmennamen und dann die Person benennen, so rufen Sie die Feldnamen in einer anderen Reihenfolge ab.
So kann das Adressfeld nun aussehen:
(Die Absatzmarken wurden bewusst eingeblendet, um Leerzeichen und Zeilenschaltungen sichtbar zu machen.)
An dieser Stelle können Sie sich direkt ein Bild machen, wie die fertigen Umschläge aussehen werden:
Die Schaltfläche "Vorschau Ergebnisse" und die Pfeile erlauben das Blättern in den Adressdaten, um eine Übersicht über die fertige Darstellung zu erhalten.
Finden Sie überschüssige Leerzeichen oder gar Leerzeilen?
Das Feld "sSuffix", das den Titel (Dr., Dipl.-Ing., und ähnliche) enthält, ist nicht bei jeder Adresse gefüllt. Ist dieses Feld leer, so folgen zwei Leerzeichen aufeinander, was die Darstellung etwas verunstaltet.
Wir benötigen also eine Funktion, die eine Bedingung in der Form "Wenn .. Dann ..Sonst" beschreibt und automatisch ausgeführt wird. Lesen Sie dazu weiter im nächsten Abschnitt.
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7. Bedingungsausdrücke im Serienbrief verwenden.
Um möglichst allen Varianten von Adressen gerecht zu werden, wollen wir hier demonstrieren, wie Bedingungsausdrücke im Serienbrief verwendet werden.
Als Beispiele haben wir den Titel (Feld: sSuffix) und das Feld für eine mögliche zweite Namenszeile bei langen Firmennamen (Feld: sCompanyAdditional) gewählt.
Hierzu platzieren wir die Felder zunächst so, als seien sie alle gefüllt:
Beispiel 1 - Feld sSuffix überprüfen
Die erste Bedingung definieren wir für das Leerzeichen hinter "sSuffix". Löschen Sie zunächst den Leerschritt, positionieren Sie den Cursor direkt hinter den Eintrag "«sSuffix»" und rufen Sie das Symbol für die Regeln auf:
Für unser Beispiel benötigen wir eine "Wenn... Dann... Sonst... - Regel".
Im folgenden Fenster nehmen Sie die Einstellungen vor:
Zugegeben: die Darstellung ist ein wenig verwirrend, und wir versuchen nun, ein wenig Klarheit hineinzubringen.
Im Klartext lautet unsere Bedingung: Wenn das Feld sSuffix leer ist, dann bleibt die Stelle leer, enthält das Feld sSuffix einen Eintrag, so wird ein Leerzeichen gedruckt.
So bleibt der Eintrag "Vergleichen mit" leer, der Eintrag "Dann diesen Text einfügen:" bleibt leer, und der Eintrag "Sonst diesen Text einfügen:" erhält einen Leerschritt.
Schließen Sie die Definition mit "OK" ab.
Um die Einstellungen überprüfen zu können, empfehlen wir Ihnen, die Feldfunktionen sichtbar zu machen. Betätigen Sie dazu die Tastenkombination <ALT>+<F9>.
Die Syntax einer solchen Bedingung können wir also wie folgt beschreiben:
{WENN-Satz/Leerschritt/DANN-Satz/Leerschritt/SONST-Satz}
Bedenken Sie aber bitte auch, dass die geschweiften Klammern nicht über die Tastatur eingegeben werden können, sondern aus der Funktion als spezielle Sonderzeichen von Word erstellt werden.
Hier soll der Bedingungsausdruck ein wenig transparent gemacht werden:
WENN-Satz: MERGEFIELD sSUFFIX = ""
die doppelten Anführungszeichen unmittelbar hintereinander bezeichnen ein leeres Feld.
DANN-Satz: ""
ein leeres Feld oder "nichts"
SONST-Satz: " "
ein Leerzeichen in Anführungszeichen erzeugt auch einen Leerschritt beim Druck.
Beispiel 2 - Feld sCompanyAdditional überprüfen
Für das nächste Beispiel möchten wir erreichen, dass die zweite Namenszeile für die Firma nur dann erscheint, wenn auch das Feld "sCompanyAdditional" einen Wert enthält. Ist das Feld leer, so soll die sonst erscheinende Leerzeile unterdrückt werden. Wir nehmen die Definition am Ende der ersten Namenszeile vor.
Löschen Sie die Zeilenschaltung hinter dem Feld «sCompany», lassen Sie aber die Eingabemarke dort stehen.
Wählen Sie erneut die Regel "Wenn... Dann... Sonst" über das Regel-Symbol.
Hier die Beschreibung der Regel:
Die Einträge "Vergleichen mit:" und "Dann diesen Text einfügen:" bleiben leer. Der Eintrag "Sonst diesen Text einfügen:" benötigt eine Zeilenschaltung, die man an dieser Stelle aber leider nicht eingeben kann. Wir helfen uns daher mit einem Platzhalter "X", den wir später ersetzen. Schließen Sie die Definition mit "OK" ab.
Stellen Sie sicher, dass die Feldfunktionen mit <ALT>+<F9> eingeschaltet sind. Sie sehen dieses Ergebnis:
Nun ersetzen Sie nur noch das "X" durch eine Zeilenschaltung: "X" markieren und die <Enter>-Taste drücken.
Gartulation! Sie haben Ihre ersten Bedingungsausdrücke in Word formuliert. Nun steht der kreativen Gestaltung Ihrer Serienbriefe nichts mehr imWeg.
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8. Serien-eMails versenden
Wußten Sie schon, dass Sie mit der Serienbrieffunktion von Word auch personalisierte eMail-Nachrichten versenden können?
Erstellen Sie hierzu ein Dokument, das den Nachrichtentext enthält. Das Dokument beginnt mit einer Anredezeile, die wieder die Felder aufnimmt. Ein Beispiel finden Sie in unserem Dokument zum Download:
Download des Word-Dokumentes: serienemail_mit_anrede.doc
Über die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" wählen Sie einfach die eMail-Funktion:
Sie erhalten ein weiteres Fenster, das nach dem Feld für die eMail-Adresse und dem Betreff fragt:
Tipp: Bevor Sie das Serien-eMail versenden wählen Sie in der Vorschau eine eMail-Adresse Ihres Vertauens und senden nur an "Aktueller Datensatz". So können Sie das fertige eMail testen.
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15-12-2009 12:57:50 - Autor: Ruth Roettges | 
